Riktlinjer för hantering av privata medel inom omsorg funktions­nedsättning

(fastställda av omsorgsförvaltningens ledningsgrupp 2010 12 21)

 

Syfte och omfattning

 

Riktlinjerna för hantering av privata medel inom omsorg funktionsnedsättning, omsorgsförvaltningen, i Växjö kommun, syftar till att klargöra kommunens åtaganden, förtydliga tillämpningen av kommunens stöd samt att beskriva hur hanteringen ska ske på ett säkert sätt och för att få en kvalitetskontroll för hanteringen. Det som anges i följande instruktioner och anvisningar gäller således för all hantering av privata medel inom omsorg funktionsnedsättning, omsorgsförvaltningen i Växjö kommun.

 

 

Begreppen den enskilde och ställföreträdare

 

Enskilda personer har möjlighet att ge någon annan, t ex anhörig, en skriftlig fullmakt att hantera sina privata medel. Det kan t ex handla om att den enskilde behöver hjälp med att betala räkningar och hämta ut kontanter. Vid behov kan kommunen medverka till att en god man eller förvaltare förordnas av tingsrätten för att vara den enskilde behjälplig med medelshanteringen. I det följande omfattar begreppet ställföreträdare en person med fullmakt, god man och/eller förvaltare för den enskilde.

 

 

Kommunens åtagande

 

Den enskilde ansvarar för sina privata medel och sköter så långt det är möjligt sin löpande ekonomi själv.

Med hantering av privata medel menas handhavande av den enskildes privatekonomi, fickpengar och förvaring av kontanta medel.

Medarbetare i Växjö kommun ska inte i något fall ansvara för den enskildes privata egendom som t ex smycken, värdepapper eller bankböcker. Däremot behöver personal i verksamheterna ibland involveras på något sätt i den dagliga hanteringen av den enskildes privata medel. Det kan handla om livsmedelsinköp och förbrukningsartiklar men det kan också hända att den enskilde behöver assistans med enstaka klädinköp eller med att hantera en mindre kontantkassa. Det kan även förekomma att den enskilde behöver hjälp med att, tillsammans med kommunens personal, göra kontantuttag på bank. Så långt det är möjligt bör ställföreträdaren se till att inköp av t ex kläder, hemelektronik, möbler o dyl faktureras den enskilde.

För hantering av gemensam hushållskassa (för livsmedelsinköp) se särskild rutinbeskrivning.

 

 

Huvudregel

 

Kommunens hantering av privata medel för enskilda personers räkning är resurskrävande och innebär även vissa risker för personalen. Huvudregeln är att den som får kommunalt stöd i form av boende, hemtjänst eller annat stöd i största möjliga utsträckning själv ska svara för sin medelshantering. Enskilda som har svårigheter att själva hantera sina privata medel ska i första hand hänvisas till att ta hjälp av en fullmaktstagare.

 

Ansvar

 

Chefen, för den arbetsplats där det ges stöd till den enskilde med hantering av privata medel, ansvarar för att de skriftliga rutinerna utformade enligt dessa riktlinjer är väl kända av medarbetarna samt att dessa efterlevs. Om behov av stöd med hantering av privata medel finns ska chefen utse en kontaktman som stödjer den enskilde med hanteringen av dennes privata medel.

 

 

Sekretess

 

Sekretess råder när det gäller den enskildes förhållanden. Upplysningar om en enskilds privata medel får endast lämnas till den enskilde eller ställföreträdare.

En ny god man eller förvaltare ska legitimera sig samt visa upp ett registerutdrag eller tingsrättsbeslut som styrker förordnandet för den enskildes kontaktman.

 

 

Viss hjälp med hantering av privata medel

 

I många fall behöver den enskilde bara en viss hjälp med hanteringen av privata medel. Det kan t ex handla om en person som själv har hand om sina kontanter och eventuella kundkort, men som behöver hjälp med vissa inköp. I detta fall finns det inget krav på att föra någon redovisning, eftersom den enskilde själv har huvudansvaret för sina privata medel.

 

 

 

Stadigvarande hjälp med hantering av privata medel

 

Enskilda personer som bor i särskilda boenden, vårdbostäder eller motsvarande kan stadigvarande behöva stöd med såväl förvaring som hantering av kontanter. En överens­kommelse ska i dessa fall upprättas mellan ställföreträdare och kontaktman som reglerar bl a avstämning, hantering av kvitton, förvaring av privata medel samt avslut av medelshanteringen. Överenskommelsen ska även reglera nyckelhantering. En fullständig bokföring och redovisning av samtliga in- och utbetalningar måste finnas i en kassabok eller på kassablad. Den enskilde eller dennes ställföreträdare uppmanas att förvara de privata medlen i låst utrymme i den enskildes lägenhet.

 

 

Avstämning

 

Kassabok eller kassablad ska regelbundet stämmas av (minst 4 ggr/år) tillsammans med god man/förvaltare och kontaktman. Den enskilde eller god man/förvaltare kan även utöver dessa fyra tillfällen begära att kassa­boken summeras och stäms av mot kontanterna. Avstämningen görs så att ett streck dras i bokföringen och att det resterande beloppet, som ska motsvara kontantsaldot, noteras tillsammans med dagens datum och namnteckning av den som utfört avstämningen. Med namnteckningen intygas att motsvarande kontanter finns förvarat för den enskildes räkning. Avstämningen i kassaboken ska också kontrolleras och attesteras av ytterligare en person. Efter avstämningar lämnas kopia på kassabok/kassablad och originalkvitton till ställföreträdaren.

Avstämning enligt ovan kan ske även med fullmaktshavare om denne begär det.

 

 

Utbetalning av fickpengar

 

När den enskilde klarar av att göra vissa egna mindre inköp men behöver stöd att hantera sina kontanter kan kommunens personal på uppdrag av ställföreträdare låta den enskilde kvittera ut och disponera mindre summor (fickpengar). I och med att den enskilde själv har kvitterat ut pengarna behöver inga inköpskvitton redovisas i kassaboken.

 

 

Överlämnande av kontanter

 

Enligt överenskommelsen överlämnar ställföreträdaren kontanter till kontaktmannen. Kontanterna bokförs och signeras i kassaboken av ställföreträdare och kontaktman.

 

 

 

Bankaffärer och bankkort

 

Kommunens personal ska aldrig hantera enskildas bankkort. Personal ska heller aldrig hantera butikskort som kan användas för mer än just butiksansknutna ärenden. Personal ska inte heller på något sätt åta sig ansvar för eller uträtta bankaffärer åt den enskilde.

 

 

Avslut

 

Om hanteringen av privata medel för en enskild upphör ska redovisningen stämmas av. Eventuella kvarvarande kontanter och kundkort återredovisas mot kvitto till god man/förvaltare. Den som tar emot återredovisningen måste också skriva under ett godkännande av redovisningen. Överenskommelsen sägs upp skriftligt och upphör därmed.